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Allo spirare del termine fissato dalla legge per il pagamento in misura ridotta sorge, a carico del funzionario o agente che ha accertato la violazione l'obbligo di riferire sull'illecito alla competente Autorità amministrativa^[1]
Questo «obbligo», la cui violazione è sanzionata penalmente in forza dell'art. 328 c.p., scatta però solo quando non sia stato effettuato il pagamento in misura ridotta o nel caso si verifichi che:

1. il pagamento sia avvenuto per un importo inferiore a quello stabilito;
   
2. il pagamento sia stato effettuato per l'importo stabilito, ma sia stato eseguito dopo il termine di sessanta giorni;
3. il pagamento ridotto non sia stato effettuato entro detto termine.

Il «rapporto» va inoltrato con la “prova” ^[2] delle eseguite contestazioni o notificazioni. È richiesta la forma scritta, con esposizione dettagliata dei fatti, con l’indicazione delle violazioni accertate, degli autori delle stesse, degli eventuali obbligati in solido e l'esito degli eventuali accertamenti.

È consentito redigere il rapporto su un «modello stampa» e il più delle volte la copia del Verbale di accertamento è sufficiente rapporto, che può essere arricchito di allegati vari (per esempio, risultato di analisi, verbali di ispezioni e di perquisizioni), dai quali sia possibile desumere l'avvenuta contestazione (ove non appaia direttamente nel contesto del Verbale) o notifica agli autori del fatto illecito ed agli obbligati in solido.
La legge non prescrive un termine, minimo o massimo, per l'inoltro del rapporto. Sembra logico pensare che l'Ufficio prima di inviarlo, debba attendere almeno 60 (sessanta) giorni concessi all'interessato per effettuare il pagamento in misura ridotta; termine che, si noti, è esattamente il doppio di quello (trenta giorni) entro il quale egli può, se crede, inviare all'Autorità competente (es. Capo del Compartimento) a ricevere il rapporto stesso scritti e documenti difensivi, o chiedere di essere sentito personalmente.
Con la conseguenza che detta Autorità potrebbe ricevere uno scritto difensivo od una richiesta di udienza senza avere ancora ai propri atti il rapporto cui si riferiscono; così come potrebbe accadere che il trasgressore, dopo avere inviato le proprie difese, cambi idea e decida, prima che scadono i sessanta giorni dalla contestazione, di effettuare il pagamento in misura ridotta.
Esigenze di logica e di coordinamento impongono dunque di ritenere che gli organi accentratori debbano provvedere alla contestazione del fatto ed alle notifiche, e trasmettere poi il rapporto al più presto possibile; le notifiche potranno avvenire anche successivamente all'invio del rapporto e la prova di esse potrà essere aggiunta in seguito agli atti già trasmessi.

L'esame dell'Ufficio competente, esteso sia all'accertamento del fatto che alla valutazione della responsabilità, nonché alla regolarità formale degli atti, può concludersi con:

1. giudizio di non assoggettabilità a sanzione (perché il fatto non sussiste, perché non costituisce violazione amministrativa, perché non è stato commesso dall'interessato, per la presenza di cause di giustificazione, per mancanza o nullità della contestazione)
   
2. giudizio di fondatezza dell'accertamento.

Nel primo caso, l'Ufficio marittimo emette «Ordinanza motivata di archiviazione» che viene comunicata integralmente all'Ufficio accertatore. Ciò allo scopo di realizzare un coordinamento tra gli organi preposti alla vigilanza e gli organi competenti a ricevere il rapporto; a far conoscere cioè agli accertatori quando, ed a quali condizioni, l'autorità decidente ritiene fondato l'accertamento.
Nel secondo caso, determina l'entità della sanzione tra il minimo ed il massimo previsti dalla legge tenendo conto degli elementi indicati dall'art. 11 legge 689/81 (gravità della violazione, comportamenti del trasgressore, sua personalità e sue condizioni economiche). Emette, quindi «Ordinanza-ingiunzione di pagamento».

• Insieme all'ordinanza di archiviazione o di ingiunzione di pagamento, l'Ufficio pronuncia una decisione sull'eventuale «dissequestro» o «confisca» delle cose che servirono a commettere la violazione, o sull'applicazione di altre «sanzioni amministrative accessorie».

^[1] Capo del Compartimento ai sensi dell’art. 6, comma 6 Legge 8 luglio 2003, n. 172
^[2] Sono a tutti gli effetti prova di avvenuta contestazione o notificazione, la sottoscrizione da parte del trasgressore della copia del verbale ovvero la copia e gli estremi dell’invio del modello 23F o della relata notifica.